Mitarbeitergespräche werden oft als zäh und wenig zielführend empfunden. Das Ergebnis ist „läuft!“ oder man feilscht um höhere Bewertungsstufen. Ein jährlicher Austausch und Dialog auf Augenhöhe mit beidseitig konstruktivem Feedback und lösungsorientierter Verbesserung kann jedoch der zukünftigen Zusammenarbeit langfristig Identität und Zufriedenheit stiften.
Purposeful Response
Ein Gespräch ist sinnstiftend, wenn sich beide Seiten im Klaren darüber sind, dass es etwas bewirken kann und einen Zweck erfüllt. Ein Mitarbeitergespräch ist ein „Purposeful Response“ und kann verdeckte Ressourcen freilegen. Mit Fragen führen Sie durch folgenden Gesprächsablauf: Im ersten Schritt hört man einander zu, dabei werden auch unterschiedliche Bedürfnisse aufgedeckt. Danach sucht man nach dauerhaften Lösungen – diese werden erst im Anschluss bewertet, bevor beide entscheiden, welcher gemeinsame Weg zukünftig ausprobiert wird. Abschließend entsteht ein Meilensteinplan, ein Follow Up – und eine Win-Win-Situation.
Darf ich ein Mitarbeitergespräch eigentlich ablehnen?
Besteht eine Pflicht zur Teilnahme an einem Mitarbeitergespräch, dann kann eine Ablehnung heikel werden. Verlag für Rechtsjournalismus hat dazu einen nützlichen Ratgeberartikel erstellt, den wir dir hier verlinken. Darin geht es u.a. um die Themen:
- Darf ich ein Mitarbeitergespräch ablehnen?
- Die Ziele vom Mitarbeitergespräch
- Checkliste mit einer Zusammenfassung aller Punkte zum Mitarbeitergespräch
Wer fragt, führt!
Führungskräfte reißen häufig das Gespräch an sich und setzen komplizierte Fragetechniken ein. Bei geschlossenen Fragen, die auf ein Ja oder Nein abzielen, entsteht kein Austausch. Dadurch wirken sie wie ein Verhör. Eilige Menschen neigen zu Kettenfragen. Hat die Führungskraft den größeren Redeanteil, nimmt sie den Mitarbeitenden das Denken ab. Am besten aktivieren Sie mit offenen Fragen nach dem Motto „Keep it simple“.
Nutzen Sie offene W-Fragen
Mit diesen W-Fragen führen Sie ein ganzes Gespräch:
Wie fühlen Sie sich? Was ist der Anlass? Worum geht es genau? Wie sehen Sie das? Was meinen Sie dazu? Was ist passiert? Wie kam es dazu? Wie haben Sie darauf reagiert? Was haben Sie unternommen? Wie haben Sie es gelöst? Was war der erste Schritt? Was folgte danach? Was haben Sie jetzt vor? Was brauchen Sie? Wie kann ich Sie unterstützen? Wann kommen Sie auf mich zu? Was halten wir konkret fest? Was soll ich aufschreiben? Wie verbleiben wir? Was setzen Sie um, was mache ich? Wie zufrieden sind Sie damit?
Die KOALA-Formel für gute Mitarbeitergespräche
Ein praktischer Leitfaden für ein kritisches Mitarbeitergespräch losgelöst vom Jahresgespräch ist die KOALA-Formel:
Kontakt – Orientierung – Anlass – Lösung – Abschluss.
Der Kontaktaufbau beginnt mit Wertschätzung und Lob. In der Orientierungsphase schaffen Sie Transparenz und bereiten auf Emotionen vor. Sie holen sich das Einverständnis ab, im Gespräch direkter zu werden und auch kritische Punkte anzusprechen:
Ist es für Sie in Ordnung, wenn ich offen bin und anspreche, was mich zuerst irritiert und später verärgert hat?
In der Anlassphase mit Situationsbeschreibung erhält die andere Seite Gelegenheit für die Darstellung ihrer Sichtweise:
Wie sehen Sie das? Wie haben Sie es wahrgenommen?
Hören Sie aktiv zu und spiegeln Sie das Gehörte mit eigenen Worten inklusive Ihrer Interpretation:
Habe ich Sie so richtig verstanden, Sie meinen, dass…?
Vertiefen Sie mit W-Fragen:
- Gründe: Wie GENAU kam es zu dieser Situation?
- Sichtweise: Wie GENAU haben Sie diese Situation erlebt?
- Ursachen: Woran GENAU könnte es aus Ihrer Sicht liegen? Wie sehen Sie diesen Punkt?
- Verbesserung: Was GENAU ließe sich Ihrer Meinung nach ändern?
Lenken Sie zur Lösung: Wie lösen wir das zukünftig und auf Dauer?
Eigene Lösungen sind stets annehmbarer. Ein „Weiß nicht!“ spiegeln Sie mit „Sie haben sich dazu noch keine Gedanken gemacht?“ und lenken mit Alternativfragen:
- Ist A oder B eine Lösungsalternative oder möchten Sie selbst nochmal darüber nachdenken?
- Wann treffen wir uns wieder?
- Was werden wir bis dahin konkret klären?
- Mit wem können Sie sich austauschen?
- Was hat Ihnen in ähnlichen Situationen weitergeholfen?
Folgende Frage bewegt zur Lösungsfindung: Was ist der erste Schritt zur Lösung?
Zum Abschluss lenken Sie mit einer geschlossenen Frage zum Handeln:
- Können wir bis dahin folgendes ausprobieren: 1.,2.,3.?
- Möchten Sie mit 1. starten?
- Sind Sie damit einverstanden?
- Ist das für Sie annehmbar?
Gut vorbereitet in das Jahresgespräch: Der Fünf-Phasen-Leitfaden
Für ein Jahresgespräch empfiehlt sich das Fünf-Phasen-Modell: Kontaktaufbau – Rückblick – Ausblick – Vereinbarung – Motivierender Gesprächsabschluss. Die Mitarbeiterin und der Mitarbeiter antworten zuerst, dann folgt die Führungskraft.
In der Einstiegsphase werden persönliche Stärken betont und es wird ein Bezug zur aktuellen Aufgabe hergestellt. Dann folgt der Rückblick auf das vergangene Jahr:
- Was ist im vergangenen Jahr an wesentlichen Aufgaben erfolgt?
- Was lief für Sie allgemein gut? Was speziell?
- Was möchten Sie aus heutiger Sicht beim nächsten Mal anders machen?
An ein Vorjahresgespräch knüpfen Sie an:
- Welche Entwicklungen haben wir besprochen?
- Was wurde bisher wie umgesetzt?
- Was haben Sie vermisst?
- Wo haben Sie sich von mir mehr Unterstützung erwünscht?
Ausblick auf das Folgejahr – konkrete Vereinbarungen, Feedforward
- Was ist Ihnen für das nächste Arbeitsjahr wichtig?
- Was sollte aus heutiger Sicht nächstes Jahr anders werden?
- Wie kann ich Sie aus Ihrer Sicht fördern?
- Was wünschen Sie sich für das kommende Jahr zur weiteren Motivation?
Vereinbarungen – konkreter Zeitplan
- Das setzen wir im kommenden Jahr konkret um. Wann starten wir?
- Was soll aus Ihrer Sicht passieren, damit Sie zufrieden sind?
- Was kann aus heutiger Sicht im nächsten Jahr anders oder besser gemacht werden?
In der Abschlussphase bedanken Sie sich für die Zeit, den offenen Austausch und die konstruktive Gesprächsatmosphäre und verabschieden sich positiv-motivierend. Denn nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch. Viel Erfolg!